Abilio Ferreira
O sistema fiscal alemão prevê que uma pessoa sujeita a imposto possa subtrair ao seu rendimento bruto os encargos resultantes do exercício da sua atividade profissional - designados por “Werbungskosten”-, para apuramento do valor final do rendimento sujeito a tributação.
Ao entregarem as declarações de rendimento relativas ao ano passado, os contribuintes terão a possibilidade de deduzir um valor mais elevado, devido a uma alteração legislativa recente relativamente às despesas para fins profissionais, ocorrida no âmbito das medidas para compensar os efeitos de Covid-19. Por isso, torna-se importante que cada contribuinte se debruce mais cuidadosamente sobre esta matéria de molde a poder beneficiar de um rendimento coletável mais reduzido.
Praticamente todos os trabalhadores têm despesas profissionais, uma vez que as mesmas abrangem os gastos com o desempenho da atividade profissional, tais como, custos da deslocação para o local de trabalho, despesas de aquisição de material de escritório, compra de uma nova impressora ou de vestuário de trabalho. Também as despesas relacionadas com a filiação sindical ocorrem no âmbito do exercício de uma atividade profissional em determinado ramo e por isso podem ser deduzidas.
Estes encargos devem ser inscritos no formulário N da declaração anual de rendimentos.
De acordo com o Instituto Federal de Estatística, no ano 2016 foram reconhecidos, em média, 1734 € de gastos profissionais por cada trabalhador. A confederação alemã dos contribuintes aconselha que se documentem todas as despesas declaradas, a fim de se evitar pedidos de esclarecimento por parte das Finanças.
Dedução específica de 1000 euros
Todo o indivíduo beneficia automaticamente de um montante fixo dedutível de 1000 euros relativamente às despesas profissionais. Por conseguinte, só se justifica separar as faturas e recibos de compras quando a totalidade das despesas ultrapasse este valor. Por exemplo, quem tenha despesas profissionais apenas no valor de 600 euros, não necessita de as inscrever no formulário da declaração de rendimentos, uma vez que o montante fixo dedutível e automaticamente reconhecido é superior a essas despesas.
Por outro lado, normalmente não é muito difícil atingir-se o limite desse valor de 1000 euros sobretudo para quem tenha despesas regulares com a deslocação para o trabalho.
Menos encargos profissionais em 2020
Devido à pandemia, muitos trabalhadores ficaram em teletrabalho durante grande parte do ano transato. Desta forma, sem as deslocações para o trabalho e sem as relacionadas com viagens de negócio, as despesas que daí resultariam deixam de poder ser apresentadas na declaração.
Um exemplo de cálculo para precisar a diferença: quem percorria normalmente 20 km por dia para se deslocar para o emprego durante 220 dias de trabalho, podia deduzir 1320 € de despesas profissionais só para esta rubrica (cálculo: 220 dias x 20 km x 0,30 € por uma viagem). Para um trabalhador que no ano passado se tenha deslocado para trabalhar na empresa apenas durante 130 dias, o valor dedutível das despesas de deslocação fica-se pelos 780 € (130 dias x 20 km x 0,30 €). Se não apresentar outras despesas dedutíveis neste item, apenas beneficiará desse montante fixo reconhecido de 1000 €.
Quantia extra dedutível devido a teletrabalho (“Homeoffice-Pauschale”)
Considerando a situação extraordinária verificada em 2020 relativamente a milhões de trabalhadores em teletrabalho, o parlamento federal decidiu em meados de dezembro de 2020 atribuir-lhes um benefício fiscal de 5 € por cada dia que trabalhem em casa, no valor máximo de 600 € por ano (o correspondente a 120 dias). É uma forma de reconhecimento das despesas extra dos contribuintes por terem de utilizar um espaço da habitação como local de trabalho, quer se trate de um espaço já destinado a escritório ou de uma cozinha que passou a ser utilizada como escritório. Este alívio fiscal, também válido para o ano de 2021, designa-se por “Homeoffice-Pauschale”. Habitualmente estes espaços para trabalhar não podem ser considerados como equiparados a escritórios para efeitos de dedução de determinado valor dos encargos com a sua utilização.
No entanto, esta regra também tem o seu senão: o montante de 5 € por dia só se aplica quando a pessoa permaneceu exclusivamente em casa. Quem nesse dia se tiver deslocado à empresa, por exemplo, para levantar o correio ou fazer qualquer outra atividade, não pode fazer valer esse montante.
A fim de comprovar perante as Finanças estas despesas, é aconselhável obter da entidade patronal uma confirmação escrita, principalmente tratando-se de situações em que o empregado, ora exerce a sua atividade nas instalações da empresa, ora na sua habitação em teletrabalho.
Gastos dedutíveis com aquisição de equipamentos
Em muitos casos, os empregados em teletrabalho poderão não ter disposto inicialmente do equipamento técnico adequado para trabalhar a partir de casa. O valor das aquisições a que procederam para esse efeito, quer se trate de uma cadeira de escritório, de um candeeiro, de tinteiros para a impressora, de um tablet, de um computador portátil, de livros ou literatura especializada, pode ser apresentado na declaração de rendimentos para ser deduzido ao rendimento bruto. Aquisição de equipamentos de trabalho por um valor inferior a 800 €, a que acresce o imposto sobre o valor acrescentado (IVA), pode ser totalmente deduzida do rendimento relativo a 2020. Por exemplo, para que o montante bruto despendido na compra de um computador em abril de 2020 preencha esse requisito, terá de ser inferior a 952 €, calculado à taxa de IVA de 19 %.
Chamada de atenção: entre os meses de julho e dezembro de 2020 vigoraram taxas reduzidas de IVA para combater os efeitos do surto de Covid-19. A taxa geral baixou para 16 %. Para a aquisição de livros aplicou-se a taxa de IVA de 5 %. Assim, se do recibo de compra de equipamentos de trabalho constar um desses valores reduzidos de IVA, podem ser deduzidos em 2020 se adquiridos por menos de 928 € ou, tratando-se de livros, por um valor inferior a 840 € na sua totalidade.
Equipamentos de trabalho adquiridos por valores superiores ao indicado, serão dedutíveis ao longo de vários anos. Depende do tempo normal de vida útil do artigo, conforme uma tabela de 2001 do Ministério Federal das Finanças. Por exemplo, o tempo de vida útil considerado para um telemóvel e um smartphone (que ainda não existia nessa ocasião) é de 5 anos. Para um tablet ou um computador portátil é de 3 anos. Finalmente, está prevista uma atualização dessa tabela que já abrangerá o ano fiscal de 2021.
Como deduzir despesas de internet e telefone
Um contribuinte que utilize para efeitos de serviço o seu próprio telefone e ligação de Internet pode também deduzir uma parte das despesas. Pode deduzir na rubrica de despesas profissionais da declaração de rendimento um monte fixo de 20 % da respetiva fatura mensal do telefone e internet até ao máximo de 20 € por mês. Exemplificando: tratando-se de uma despesa mensal de telefone e net de 40 €, poderão ser deduzidos 8 € por mês, ou seja, 96 € por ano sem comprovar os gastos. Pretendendo que seja reconhecido um valor superior, é aconselhável que o contribuinte elabore cuidadosamente uma lista indicativa destes custos durante, pelo menos, 3 meses. Dela devem constar os dados da pessoa contactada, incluindo o nome, número de telefone, motivo e duração do telefonema ou os da pesquisa na web. Comprovando que utilizou a ligação à rede 40 % para efeitos de serviço, o valor dedutível passa a ser de 16 € por mês (40 % de 40 €), ou 192 € por ano.
Como alternativa à dedução, a entidade patronal também pode reembolsar esses custos, pagando ao empregado uma determinada quantia fixa isenta de imposto.
Utilização do escritório em casa preponderantemente para fins profissionais
O contribuinte pode deduzir adicionalmente os custos de uma divisão separada em casa, na qual esteja instalado o seu escritório. Esse espaço deve ser utilizado predominantemente para trabalhar e não servir propriamente de quarto de hóspedes. Verificados os pressupostos, o contribuinte pode deduzir um montante até 1250 € a título de despesas relativas à sua instalação (cadeira de escritório, secretária nova, cortinados, etc.) e a encargos correntes (renda de casa, consumo de eletricidade e despesas adicionais à renda).
Existe jurisprudência clara proveniente do Tribunal Federal das Finanças (“Bundesfinanzhof”) sobre os requisitos que deve preencher um escritório em casa para efeitos de dedução fiscal das despesas relacionadas com esse espaço. Em 2016 o “Bundesfinanzhof” decidiu que os custos relacionados com um espaço destinado a escritório inserido numa divisão da casa utilizada sobretudo para o uso privado, não podem ser reconhecidos para dedução como despesas operacionais da empresa ou como custos relacionados com o exercício profissional. No caso em questão o espaço de escritório encontrava-se num canto da divisão e, apesar de estar separado do restante espaço por uma estante, o tribunal considerou não se tratar de dois espaços diversos.
Lista de controlo das despesas profissionais para trabalhadores por conta de outrem
A presente lista é elaborada com o objetivo de ajudar o contribuinte a ter à mão os documentos e elementos necessários para o preenchimento do anexo N da declaração anual de rendimentos:
Comprovativos das despesas com a deslocação para o trabalho e da respetiva distância;
Despesas com a formação profissional contínua;
Despesas com processos de candidatura a emprego;
Documentos / recibos de aquisição de material destinado ao exercício profissional;
Documentos / recibos de aquisição de vestuário específico de trabalho
Encargos com um escritório doméstico;
Despesas de deslocação (certificado da entidade patronal, relação de eventuais reembolsos);
Encargos com mudança de casa por motivos profissionais;
Despesas com dupla habitação (contrato de arrendamento da segunda habitação e comprovativos de pagamento);
Quotas para associações profissionais (sindicatos);
Encargos com técnico de contas para aconselhamento ou preenchimento da declaração de rendimento. Também é dedutível a quota paga a uma associação de ajuda aos contribuintes (Lohnsteuerhilfeverein)
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